Quand vient le temps de parler d’organisation de paperasse, un gros point d’interrogation vient dans notre esprit à savoir combien de temps on doit garder nos documents. Au lieu de les jeter, on les accumule, ainsi on ne sera pas dans le trouble. Est-ce votre situation? Le gros problème avec cette situation c’est que lorsqu’on accumule et qu’on n’est moindrement pas bien organisé, on a de la difficulté à s’y retrouver.  Quel casse-tête ! 

Et si c’était possible d’organiser tout ça en un rien de temps? Découvrez quelques astuces qui vous empêcheront de vous retrouver enseveli sous une montagne de papiers. 

Les grandes catégories

La 1ere chose à faire, c’est le tri. Comme ça peut paraître laborieux, commencez par prendre tous vos papiers et placez-les par piles. On peut se faire des étiquettes pour bien se souvenir de chaque catégorie. Voici mes suggestions de catégories.  Vous pourrez vous référez au tableau qui sera à la fin de l’article pour voir plus en détails chacune de ces catégories:

  1. Documents importants
  2. Maison / Immobilier (si on a plusieurs  maisons: un dossier par immeuble) 
  3. Véhicules : un dossier par véhicule – auto, moto, bateau 
  4. Impôts : trier par année
  5. Finances: comptes bancaires, cartes de crédit, placements, etc.
  6. Emploi ou business 
  7. Famille: un dossier par membre de la famille 
  8. Médical : un dossier par membre de la famille et par animal aussi.

Le lieu officiel de classement

Ensuite, selon ce que l’on a, on prépare une filière avec toutes les grandes catégories et dans chaque catégorie on prépare des filières bien étiquetées avec chaque sous-catégorie. C’est important de créer un seul endroit où classer ses documents car sinon vous ne vous souviendrez plus qu’est-ce qui va où et le désordre reviendra. Plus c’est simple, plus facile c’est de garder l’ordre. 

  • Une filière simple dans un meuble – la méthode la plus populaire et celle à prioriser si on a beaucoup de documents.
  • Une boîte de plastique avec un couvercle qui s’ouvre à moitié – c’est la façon que je préfère
  • Une boîte à filière accordéon – optez pour cette option plus pour les factures de l’année en cours ou pour regrouper les documents d’impôts durant l’année en cours si votre filière est moins accessible.
  • Ou simplement des boîtes à revues individuelles – certaines personnes aiment ce genre de classement, mais on est un peu plus limité dans l’espace.

On jette, on jette, on jette

La prochaine étape peut vous sembler la plus difficile. Mais lorsque l’on sait quoi jeter, ça aide!!

On prend chaque pile triée au préalable et on jette tout ce qu’on est sûr qui  n’est plus bon, tout ce qui expiré.

  • Des factures d’objets que vous ne possédez plus
  • Des factures de plus d’un an pour des services tels que le cell, hydro, internet, gaz, compte de banque, paies (sauf si besoin pour business, alors on met ça dans impôts).  

Si vous n’osez pas jeter directement, il existe des entreprises de déchiquetage qui peuvent vous permettre pour peu de frais de déchiqueter vos documents assez facilement. 

Quoi garder et combien de temps ?

Quelle grande question! On ne sait jamais combien de temps on doit conserver tel ou tel papier. Voici un document qui vous permet de vous y retrouver.  

Le plus important à savoir c’est que pour l’impôt on doit garder nos documents pendant sept(7) ans.  Pour le reste, il y a beaucoup de documents que l’on peut se départir après un an comme on vous l’a mentionné dans le point #3. 

Il est important de faire attention de bien entreposer les documents que nous devons stocker tout au long de notre vie comme entre autres : 

  • Jugements de séparation, de divorce;
  • Contrats de mariage;
  • Testaments.

Pour vous aider à vous y retrouver, nous vous suggérons de regarder ceci.  http://www.banq.qc.ca/documents/a_propos_banq/nos_publications/nos_publications_a_z/ARCHPER.pdf

Source : Gouvernement du Québec, 2017.

Sécurité avant tout

Le dernier point, que je vous recommande fortement de mettre en place, c’est de vous procurer un coffret de sûreté qui est résistant au feu et à l’eau. La sécurité de vos documents n’est pas à prendre à la légère. Ça vaut vraiment la peine d’investir quelques dizaines de dollars pour y conserver tous les documents importants qui sont dans la section à garder tout au long de notre vie. 

Étant donné que ce ne sont pas des documents auxquels nous ayons souvent recours, il est préférable de les garder en lieu sûr. Ainsi vous ne les chercherez pas et ils seront en lieu sûr  afin qu’ils ne leur arrivent rien.

Sur ce, bon tri et bon rangement les amis!