- Tu es un entrepreneur autonome ou avec une petite équipe de travail et tu aimerais optimiser ton agenda ?
- Tu utilises un agenda électronique ou tu aimerais le faire ?
- Tu ajoutes des couleurs dans ta semaine pour différencier les sortes d’activités que tu as dans ton quotidien ?
- Tu veux partager ton agenda avec ton conjoint, ton équipe ou tes enfants mais ça fait beaucoup d’infos non nécessaires à voir ?
- Tu veux sauver du temps et te simplifier la vie dans ta gestion d’agenda ?
Avoir un agenda électronique est un outil important pour augmenter ta productivité et avoir tous tes rendez-vous avec toi en tout temps. En comparaison d’un agenda papier, il te permettra d’avoir des notifications et des intégrations. Ce sont de brefs avantages d’utiliser l’agenda électronique, tu pourras en savoir davantage si tu vas sur mon article : « Les avantages d’utiliser un agenda électronique »
Mais quand on adapte cet outil, il y a des moyens d’être encore plus efficace. Voilà pourquoi je te suggère de te créer des sous-agendas dans ton agenda principal.
(Dans la vidéo, l’agenda Google Calendar est utilisé)
En quoi ça consiste exactement ?
1. Une tâche = une couleur
Tout d’abord, un sous-agenda c’est un agenda à part entière mais associé à une sorte de tâche, par exemple, les rendez-vous avec tes clients ou le réseautage.
Il peut aussi être associé à une personne si celle-ci n’a pas d’entreprise telle que vos enfants.
L’agenda aura une couleur associée directement à lui, il sera possible d’ajouter une description pour que tous ceux qui y ont accès comprennent en quoi il consiste. Mais à part d’avoir sa propre couleur, pourquoi devrait-on se créer différents agendas.
2. Faire des blocs de temps
Un autre avantage de diviser son agenda en différentes activités, te permettra de faire du blocage de temps dans votre agenda. Le « Time blocking » communément appelé en anglais permet de garder notre focus durant une période donnée en assignant dans notre agenda du temps pour ce que l’on doit faire. Il est important d’inclure les rendez-vous, le réseautage mais aussi, le temps que l’on prend pour le démarchage, la comptabilité, le marketing, la planification, la lecture, les exercices et le temps familial ! Trop peu souvent, nous pensons qu’il sera facile d’inclure ce genre d’activités quand on n’aura pas de rendez-vous mais un imprévu est si vite arrivé et on finit la semaine sans avoir fait la moitié des tâches qu’on voulait faire.
3. Partage ce que tu veux
Finalement, un avantage que j’aime beaucoup c’est qu’en créant des différents agendas, il te sera possible de partager avec ton conjoint, ton équipe ou tes enfants seulement ce que tu veux. Si l’agenda « TÂCHES ADMINISTRATIVES » tu ne veux pas partager avec ton conjoint car, on va se le dire, ce n’est pas important pour lui et ça ne change rien qu’il sache ton temps de bureau.
En divisant tes agendas, il sera très facile de partager seulement ce que tu veux à qui tu veux.
Alors je te mets au défi d’essayer de te créer des sous-agendas dans ton agenda électronique.
Laisse-moi savoir combien tu en as créer. Comment tu trouves ça et surtout si tu as commencé à faire du blocage de temps grâce à ça.
Bonne organisation!