Je te pose une question, sois honnête avec toi-même : c’est quoi, le premier réflexe que t’as le matin en arrivant au bureau ? Est-ce que c’est d’ouvrir ta boîte courriel en premier ?
J’imagine que ça ressemble à ça tes matins : Tu arrives, ton café est encore chaud. T’ouvres ta boîte : 64 messages non lus. Tu scrolles. Une décision importante est enterrée quelque part. Une tâche urgente t’a passé sous le nez parce qu’elle était cachée dans le bas d’un courriel, en dessous d’une signature pis d’un « Envoyé de mon iPhone ». Pis ton employé, lui, t’écrit pour la troisième fois cette semaine : « Où est-ce que je trouve le document, déjà? »
Là, tu soupires. Pis tu te dis : « Comment ça se fait que je gère encore tout, moi? »
Je vais te dire ce qui se passe vraiment. Ta boîte courriel est devenue le fourre-tout de toute ta business. Les tâches, les décisions, les questions, les niaiseries : tout rentre par la même porte. C’est là que tu réalise que le courriel est devenu le fourre-tout de toute ta business. Et un fourre-tout, par définition, on n’y retrouve jamais rien.
La bonne nouvelle? Ça se règle. Pas en travaillant plus fort ou plus vite. En envoyant simplement la bonne information à la bonne place.
Aujourd’hui, je te donne ma méthode des quatre canaux. Quatre endroits clairs pour que ton équipe arrête de tout t’envoyer à toi pis que toi, t’arrêtes d’être le central téléphonique de ta propre entreprise.
Pourquoi gérer ton équipe par courriel finit par t’épuiser
Avant de te donner la solution, faut qu’on se comprenne sur ce qui se passe vraiment.
Quand tu utilises ton courriel pour tout, t’envoies trois affaires complètement différentes dans le même tuyau. Une tâche à faire. Une petite question de coordination. Une décision importante à garder. Pis tout ça arrive pêle-mêle, dans le désordre, à la même place.
Imagine que tu mettais ton courrier, ta vaisselle pis tes documents importants dans le même tiroir. Tu rirais de quelqu’un qui fait ça, hein ? Alors c’est exactement ça qu’on fait avec notre boîte courriel, à longueur de semaine.
Le pire dans tout ça c’est qu’à chaque fois qu’un nouveau message rentre, il pousse l’ancien vers le bas. Ça fait en sorte que ta décision super importante de mardi, quand on est rendu jeudi elle est pas mal loin, peut-être à la page trois, invisible, peut-être même oubliée.
Le résultat, tu le connais. Ton équipe te redemande à toi, parce que t’es la seule place où l’info se retrouve de façon fiable. Pis là, tu redeviens la centrale téléphonique de ta propre entreprise.
Je vais te le dire clairement : t’as pas besoin de moins de courriels. T’as besoin d’envoyer la bonne information à la bonne place. Pis pour ça, t’as juste besoin de quatre endroits. Quatre canaux. On les voit ensemble, là, maintenant.
La méthode des 4 canaux de communication
Le principe est simple. Avant d’écrire un message, tu te poses une seule question : « Ça, ça appartient à quel canal ? » Quatre choix sont possibles, les voici :
Canal # 1 : Les tâches
Si ton message demande à quelqu’un de FAIRE quelque chose, c’est une tâche. Pis une tâche, ça va dans un gestionnaire de tâches. Asana, Evernote, Google Tâches, Microsoft To Do, peu importe l’outil, l’important c’est que ce ne soit pas dans un courriel.
Pourquoi ? Parce qu’une tâche a besoin de deux affaires pour exister pour vrai : un responsable pis une date. « Qui le fait » pis « pour quand ». Un courriel te donne pas ça. Il dit « lis-moi », il dit pas « fais-moi ». Alors la prochaine fois que t’es sur le bord d’écrire « Peux-tu t’occuper de… » dans un courriel, arrête-toi. Ça, c’est une tâche. Mets-la où les tâches vivent ou bien transforme ton courriel en tâche dès que tu constates que c’est une tâche.
Canal # 2 : La question rapide
Si tu as envie de poser une petite question telle que : « Es-tu disponible à deux heures? » « Le client a-t-il rappelé? » « As-tu reçu l’information à tel sujet ? » Ça, c’est de la coordination. Du jasage de travail comme on dit ça en bon québécois. Ça ne mérite pas un courriel avec un objet, une formule de politesse pis une signature.
Ce genre de message-là va sur ta messagerie instantanée. Que ça soit Google Chat, Teams, Slack, ou même un texto si t’es une petite équipe. L’idée, c’est que les échanges qui durent dix secondes restent légers. Tu libères ainsi ta boîte courriel de tout ce qui se règle en deux clics. Et tu évites de perdre le fil quand ça devient une longue conversation à travers 12 messages. Dans ta boîte de courriel ça devient plus du chaos que d’autres chose alors oust, on envoie ça dans la messagerie.
Canal # 3 : La référence
Là, on parle de tout ce qui est référence et qui doit se retrouver plus tard. Une procédure. Une règle, une décision que vous avez prise en équipe. Une information importante que le monde va devoir consulter dans deux semaines ou dans deux mois.
Ça, ça va dans un endroit centralisé. Ça peut être un dossier d’équipe partagé, un outil comme Notion ou Evernote ou un simple Google drive ou Sharepoint bien organisé. La règle d’or, retiens-la bien : si tu as besoin de relire l’information dans trois mois, elle ne doit pas vivre dans un courriel. Jamais ! Parce que dans trois mois, tu la retrouveras pas, elle va se retrouver en dessous d’une tonne de courriels. Mets-la dans un endroit pensé pour que tout le monde la retrouve.
Canal # 4 : Les messages externes et formels
Dans ce canal on parle de ce qui va dans ta boîte de courriels et qui reprend son vrai travail : les communications formelles pis externes. Les échanges avec tes clients, tes fournisseurs. Les échanges officiels qui doivent laisser une trace. Le courriel c’est un outil de précision. Quand tu cesses de t’en servir comme d’une poubelle universelle, il redevient super utile. Ta boîte se vide, pis ce qui reste dedans, ça compte vraiment.
Voilà alors tes quatre canaux. Pour t’en souvenir, je t’ai préparé une petite phrase. Écoute bien : une tâche se fait, une question se répond, une décision se retrouve, un courriel laisse une trace.
Une tâche se fait. Une question se répond. Une décision se retrouve. Un courriel laisse une trace.
Si tu retiens juste ça de l’épisode d’aujourd’hui, t’as déjà tout ce qu’il te faut pour commencer.
Comment appliquer les 4 canaux dans ton équipe cette semaine
Bon. Là, tu m’écoutes pis tu te dis peut-être : « OK Stéphanie, c’est beau, quatre canaux, mais moi j’ai 100 affaires dans mes courriels, je commence par où ? »
Alors voici ton seul devoir cette semaine, juste un tout petit devoir. Choisis un canal, je te suggère fortement de commencer par les tâches, parce que c’est là que tu vas sentir la différence le plus vite.
On ne commence pas par tout car si t’essaies de réorganiser tes quatre canaux en même temps, cette semaine, avec toute ton équipe, je vais te dire franchement ce qui va arriver : tu vas te décourager dans trois jours pis tu vas retourner à tes vieilles habitudes. On veut pas ça.
1. Commence par un seul canal.
Tu choisis où vont vivre tes tâches. Un outil que t’as déjà, idéalement. Pas besoin d’en acheter un nouveau. Si tu utilises Gmail, prends Google Tâches, si tu es avec Outlook, prendre Microsoft Todo.
2. Tu écris la règle en une seule phrase.
Quelque chose comme : « À partir de maintenant, les tâches vont dans tel outil, pas dans les courriels. » Une phrase. Claire.
Tu la partages à ton équipe, et surtout, tu donnes l’exemple. Parce que ton monde va suivre ce que tu fais, pas ce que tu dis. Si toi tu continues d’envoyer des tâches par courriel, eux autres aussi vont continuer de la vieille méthode.
3. Donne-toi 2 ou 3 semaines par canal.
Donne-toi 2-3 semaines pour que ça rentre dans les habitudes. Après, juste après, tu t’attaques au prochain canal. Un à la fois. C’est de même qu’un changement reste.
Pour t’aider à embarquer ton équipe là-dedans, je t’ai préparé un aide-mémoire des quatre canaux.
Une page, claire, que tu peux imprimer ou partager à ton monde pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Je le glisse dans mon infolettre cette semaine, le lien pour t’abonner est dans les notes de l’épisode.
Si tu as aimé ça, l’épisode d’aujourd’hui, fais-moi plaisir : envoie l’épisode à un autre entrepreneur ou un gestionnaire que tu connais qui se noie dans ses courriels. Tu vas peut-être lui sauver une heure et demie par matin, lui aussi.
On se rappelle la phrase, une dernière fois, pour que tu la gardes : une tâche se fait, une question se répond, une décision se retrouve, un courriel laisse une trace.
Si ton entreprise est chaotique, c’est normal que tu sois débordé. Mais tu sais quoi ? Ça se sort. Une structure à la fois.
Prends soin de toi et surtout, prends soin de ton temps.
