Quand on parle de gestion de temps, on oublie souvent un facteur important: l’organisation physique des espaces.  Pourquoi est-ce si important de s’organiser dans nos armoires, nos tiroirs, nos papiers et nos surfaces pensez-vous? Le principe est tout simple, plus vos trucs sont organisés, moins vous perdrez de temps à les chercher!
Et qu’en est-il de votre espace bureau? Avez-vous de la difficulté à le ranger correctement? Est-ce toujours un éternel recommencement? Avez- vous l’impression de chercher des solutions de rangement parfaites et d’avoir l’impression que vous ne trouvez pas réellement LA solution à votre désordre?

Avec la routine du quotidien, on fait du ménage mais quelques jours après ou dès le lendemain, le bordel a vite repris sa place et on devient découragé rapidement.  On ne sait juste pas par où commencer et le tourbillon recommence.  

Ça ressemble à votre vie ? Vous n’êtes pas seul et je suis là aujourd’hui pour vous aider à reprendre ce contrôle et à maîtriser le rangement de votre espace de travail.

MÉNAGE OU RANGEMENT

Tout d’abord, on va démystifier les mots « ménage » et « rangement ».  On s’entend qu’ils sont souvent confondus et je veux démontrer que ce n’est pas du tout la même chose.  On a beau faire du ménage toutes les semaines, cela ne changera rien sur le rangement, il sera juste plus propre.

Quand on dit: « faire du MÉNAGE »; ça peut ressembler à ranger tout ce qui traîne mais en fait la définition nous dit que c’est des travaux d’entretien et de propreté dans un lieu quelconque. Ça correspond plus à nettoyer et à rendre l’espace propre !

Pour ce qui est de « faire du RANGEMENT »; ça consiste à une action de ranger et de mettre en ordre donc à trouver des solutions pour que ça perdure dans le temps. 

Maintenant que c’est plus clair et que l’on sait la différence; j’ai décidé de vous donner quelques astuces pour faire un bon rangement chez soi dans votre espace de travail et surtout pour que cela perdure dans le temps.  Je vois régulièrement la même situation chez mes clients et ce sont tout le temps les mêmes questions qui me sont posées alors j’ai décidé de partager ces 9 points avec vous pour vous aider à y voir plus clair dans votre rangement!

Faire un bon tri / désencombrement 

Connaissez-vous l’expression « Less is more »?  Oui effectivement, moins que nous avons, plus facile il sera de rester organisé et rangé.  Dans le meilleur des mondes on aimerait garder tout ce qu’on a mais la première étape pour être capable de faire le meilleur des rangements c’est de faire un tri régulièrement de nos biens. Comment? On sépare en 4 catégories: À jeter, à recycler, à donner et à garder.   Chaque mois faite cet exercice avant de partir du bureau ou bien en terminant  votre journée de télétravail. 

Prenez le temps par exemple de jeter les crayons qui ne fonctionnent pas et qui vous ont fait perdre un temps à en trouver un fonctionnel. N’embourbez pas votre espace de travail.  N’oubliez pas la loi de Pareto qui stipule que nous prenons 80 % du temps seulement 20% de nos trucs, alors pourquoi en garder autant quand finalement on prend toujours la même chose!

Assigner une maison pour chaque chose   

Maintenant que le tri est fait, il faut assigner une place pour chaque chose.  Pour se faire, nous devons regrouper ou catégoriser tout ce que nous avons gardé.  Par exemple, nous allons regrouper d’une part tous les crayons, les carnets, les cartouches d’encres, les étiquettes etc.  Ainsi il est possible de bien voir ce que nous possédons et leur assigner une place suffisamment grande ou adéquate pour chacune des catégories.   Une erreur qui est souvent commise c’est de placer directement chacun des items tout simplement sur les tablettes ou dans les tiroirs.  Essayez de regrouper chaque catégorie en lui assignant une maison.  C’est-à-dire, placer un séparateur de tiroir et chaque carré sera occupé par une sorte d’item; utiliser un panier ou une boite.  Vous verrez une grande différence.

Placer en fonction de son utilisation 

Un détail que l’on doit réfléchir quand vient le temps de faire du rangement, c’est d’y aller en fonction de son utilisation.  Qu’est-ce que je veux dire par ça ? Et bien, il y a 3 zones principales à considérer quand vient le temps de ranger.  

  • La zone en avant de nous.

La zone centrale qui est en avant de nous est définie entre les épaules et les genoux.  Nous la réservons pour les articles les plus souvent utilisés pour favoriser une meilleure ergonomie. C’est celle qui demande le moins d’effort à notre corps et donc celle qui est la plus facilement accessible.  Dans cette zone, nous y rangeons les crayons, les documents les plus consultés, etc.

  • La zone du haut

La zone au-dessus de la tête est réservée aux articles utilisés à l’occasion et qui sont relativement plus légers. Nous pouvons penser aux armoires près du bureau de travail où l’on range les dossiers triés, les papiers de surplus, etc. 

  • La zone sous la taille: 

Finalement, la dernière zone est celle du bas ou sous la taille. Cette zone est pour les articles ou les appareils comme l’imprimante qu’on utilise un peu moins souvent et qui sont parfois plus lourds. 

Voir autrement

Quand vient le temps de regarder l’espace à organiser, il faut prendre du recul et essayer de voir différemment.  Quand je rentre chez des gens, je ne vois jamais le désordre mais tout au contraire, l’espace disponible qu’il y a pour ranger.  Mes clients ne le voient plus car ils ont le nez dedans.  Donc, je vous suggère d’entrer dans votre pièce comme si c’était la première fois et regarder où il serait possible d’ajouter du rangement.  Trop souvent nous oublions l’espace vertical.  Nous pouvons souvent ajouter des tablettes murales pour éliminer ce qui est sur les surfaces. Pensez-y ça peut vraiment faire toute la différence!

Garder de l’espace vide 

Pourquoi remplir tout son espace ?  Gardez-vous de l’espace vide ou un espace qui changera souvent de nom.   Par exemple, dans son bureau, cet espace pourrait être pour votre projet du jour. Donc on garde soit une filière, un range-revues ou un tiroir que l’on nomme « Projet du jour » (ou le nom du projet qui changera à chaque fois) et on y dépose ce sur quoi on travaille sur le moment et il sera possible de ne pas le laisser traîner sur notre bureau surtout dans les moments où il y a beaucoup de choses à faire. Si vous n’en avez pas, vous n’êtes pas obligé de remplir l’espace tout de suite!   Évitez de nommer un espace « DIVERS » car vous serez porté à y déposer n’importe quoi.  Et éventuellement, vous oublierez ce tiroir et tout ce qu’il contient.   Chaque chose doit avoir sa place! 

Ajouter une touche esthétique 

Maintenant, c’est aussi important aussi de se laisser emporter par une touche de beauté même pour les articles très peu utilisé. On aime ajouter des images, de citations et des articles décoratifs mais pourquoi ne pas ranger avec du beau aussi ? Par exemple, pourquoi ne pas utiliser des belles boites décoratives pour les objets rangés en hauteur ou dans l’armoire.  Ça donne un aspect harmonieux à votre espace et vous serez plus porter d’y ranger vos objets. 

Laissez aller le côté créatif en vous!  Vous choisissez des boites ou paniers à votre goût, de grandeurs similaires et de préférences rectangulaires ou carrées afin d’optimiser l’espace.  Les boîtes ou pots ronds font perdre beaucoup d’espace, on essaie d’éviter le plus possible!  Organisez en fonction que chaque boîte contienne du matériel de la même catégorie ou du même thème.  Il vous sera plus facile d’y apposer une étiquette pour vous y retrouver par la suite. Quand nous retrouvons trop de matériel différent dans une même boîte, il est plus difficile de l’étiqueter et dans ce cas, on finit tout simplement par ne pas mettre d’étiquette et on finit par oublier ce qu’il y a dedans la boîte. 

Étiqueter

Bon, j’en vois déjà qui font les gros yeux quand vient le temps d’étiqueter! C’est un des points les plus important du rangement pour vous permettre de vous retrouver à tous moments. Il ne faut pas se casser trop la tête et vouloir avoir des étiquettes à la PINTEREST mais il faut le faire. Il y a plusieurs façons de faire des étiquettes.

On peut prendre une feuille d’étiquettes collantes et écrire les mots à la main ou l’imprimer à l’ordinateur. Il y aussi l’option de s’acheter une machine de style « P-Touch » pour rendre cela homogène ou tout simplement, accoler des morceaux de ruban à peinture de couleur (vert, bleu, jaune) et inscrire les mots à l’aide d’un marqueur.   Il est possible de choisir aussi des petites étiquettes avec un tableau noir ou blanc où l’on peut effacer facilement ainsi il est facile de changer les noms.  Peu importe, ne vous cassez pas trop la tête et choisissez la méthode qui vous convient le mieux.  Par contre, c’est important de nommer chaque classeur, chaque tiroir, chaque espace dédié à une catégorie, même si vous êtes la personne avec la meilleure mémoire au monde.  Votre cerveau vous remerciera et vous verrez que vous gagnerez en efficacité. En plus de tout ça, il sera beaucoup plus facile de ranger à la bonne place car tout sera identifié!

Faire de l’achat responsable

Aujourd’hui il est facile de surconsommer et d’acheter en grosse quantité.  On a l’impression de faire beaucoup d’économies quand on achète en Aussi, n’achetez pas trop d’avance même si l’item est en vente, attendez d’avoir fini ou presque avant de vous procurez un 2e ou 3e pareil. Réduire en général permet d’être moins encombré et ainsi être mieux ordonné! Quand on est mieux ordonné, on est plus efficace, on peut plus profiter de notre temps libre avec nos proches et savourez les bons moments. 

Ça y est vous avez les clés pour être mieux organisé. Évidemment, ce n’est pas copie conforme pour tout le monde. Il faut s’adapter selon notre réalité. Mais ce qui est important à penser c’est de garder l’essentiel et faire un bon tri de départ. Plus nous avons, plus c’est difficile de ranger. Donc, choisissez ce que vous aimez et ce qui est pratique bien évidemment. Ne vous encombrez pas la vie avec des choses inutiles ou des  » au cas où »! Organisez l’espace à votre goût et surtout ne délaissez pas votre personnalité dans tout le processus. Après avoir fait tout ce processus vous constaterez que vous aurez plus de temps pour profiter de ce qui est important dans votre vie et j’espère que vous saurez en profiter pleinement!

Bon rangement