Organiser ses papiers au quotidien

Êtes-vous envahi par les piles de papiers ? Il y en a dans votre bureau, sur le comptoir de la cuisine, dans l’escalier et d’autres s’accumulent dans votre bureau et dans votre ordinateur aussi…  bref il y en a partout.  Aimeriez-vous avoir mes conseils pour obtenir un système de classement qui serait simple et facile à garder une bonne fois pour toute? Alors restez avec moi et je démystifie tout sur le classement papier versus numérique afin de diminuer vos papiers qui traînent un peu partout.

Vous êtes vous déjà demandé si votre un système de classement est simple et qu’on y retrouve facilement ce que l’on cherche.

Quand vient le temps d’organiser ses papiers, on a souvent un classeur pour les archiver ou un dossier dans notre ordinateur mais on oublie souvent les papiers qui sont en cours.  Qu’est-ce que je veux dire par en cours, ce sont tous les papiers que l’on a besoin aujourd’hui ou dans les jours et semaines qui suivent.  Vous connaissez les fichiers que vous placez sur votre bureau d’ordi ou que vous laissez sur le coin de votre comptoir ou bureau … ça vous dit quelque chose?

C’est important à prime abord de se soucier de ces papiers-là. Quelles sont les solutions pour s’y retrouver.

1. Ajouter un range-revues

Une solution que j’adore c’est d’ajouter des range-revues sur le mur ou une tablette et bien étiqueter par action pour les ranger à un endroit spécifique.  Ainsi en ayant un endroit dédié, ils ne s’accumuleront plus partout sur votre bureau.  D’ailleurs on a fait une belle vidéo où l’on vous donne plein de suggestions pour les range-revues, c’est à voir!
https://youtu.be/kPQ4NKMihpw

2. Dédier un endroit spécifique

Une solution pour réduire les papiers, c’est de dédier un endroit spécifique pour tous les documents qu’on veut garder mais qui n’ont pas vraiment de place précises. Ensuite, une fois par semaine ou même par jour , on numérise toutes ces notes que l’on connecte directement à son gestionnaire de notes.  J’adore le Scan Snap pour numériser tout et de façon hyper rapide.  https://amzn.to/3iuh7MJ

3. Utiliser son gestionnaire de notes efficacement

Si on n’utilise pas de gestionnaire de notes, quand on télécharge le document en format numérique, on prend le temps de bien nommer son fichier et surtout de le sauvegarder au bon endroit IMMÉDIATEMENT.  Et ne pas le laisser dans le dossier de téléchargement ou du numériseur. Ceci vous évitera d’avoir des doublons ou d’avoir un dossier avec tous vos documents pêle-mêle.

4. Utiliser un centre de commandes

Si ce sont des papiers pour ce qui concerne la famille tels que des notes d’écoles, d’activités parascolaire, des lettres entrantes ou publicité que l’on veut garder; ajouter un centre de commandes dans une zone commune telle que la cuisine ou salle à manger avec un espace dédié pour les papiers entrants et sortants est la solution idéale.  Encore une fois, on a fait une autre belle vidéo où l’on élabore sur le sujet, je vous invite à aller voir ça.
https://youtu.be/IKUiqpvYIF8

5. Faire le tri annuellement

Pour ce qui est du classeur régulier, où l’on archive tous les documents physiques, on s’assure prendre un moment 1 fois par année pour vider les papiers dont on n’a plus besoin.

6. Utiliser un système de classement simple

Finalement, mon dernier conseil mais non le moindre c’est de faire un système de classement simple. Voici mon système qui fonctionne très bien pour les familles et qui a fait ses preuves au fil du temps.  Il suffit de bien diviser dans ces 8 catégories et le tour est joué, vous ne perdrez plus de temps à chercher.

  • Documents importants (regroupez tout au même endroit par membre de la famille)
    passeport, certificat de naissance, de décès, de divorce, de mariage, testaments, etc.
    https://amzn.to/3ZqJBrf
  • Maison / Immobilier (si on a plusieurs  maisons: un dossier par immeuble)
    Bail, hypothèque, assurances, taxes, rénovations, gaz, électricité, etc.
  • Véhicules (un dossier par véhicule – auto, moto, bateau)
    Contrat, assurances, réparations, SAAQ, etc.
  • Impôts : trier par année
    Archiver les 6 dernières années minimum.
  • Finances
    Comptes bancaires, cartes de crédit, placements, fond de pension, etc.
  • Emploi
    CV, lettre de recommandations, payes, syndicats, etc.
  • Famille (un dossier par membre de la famille )
    abonnement, vacances, voyages, scolaire, etc.
  • Médical (un dossier par membre de la famille et par animal aussi)
    Dentiste, prescriptions, Rayon x, spécialistes, lunettes, vétérinaire, etc.

Voilà de bons conseils pour organiser votre paperasse de tous les jours et en avoir fini des piles qui s’accumulent partout.  Je vous suggère d’être cohérent et d’avoir le même système numérique que physique ainsi il sera facile de faire le virage complet éventuellement.  

N’hésitez pas à me partager vos commentaires et à me dire si vous avez mis ce système en place ou non.  Faites-moi un petit Thumbs up et on se revoit bientôt!

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