Calendly, pourquoi et comment l’utiliser.

Quand il est temps de prendre rendez-vous avec un ami ou un client, êtes-vous tanné d’échanger des tonnes de courriels ou de textos aller-retour pour en venir à une décision?  Et on ne parle pas du moment où l’on doit concorder plusieurs personnes, ça devient encore plus compliqué…. Ne serait-ce pas plus simple d’envoyer votre agenda aux personnes concernées en leur offrant le choix de sélectionner le meilleur moment pour eux parmi vos disponibilités?

Connaissez-vous l’outil Calendly ? C’est une application qui a été créée spécialement exactement pour ça. Il vous permet de vous simplifier la vie en donnant vos disponibilités en temps réel.

Qu’est-ce que Calendly?

Calendly est une application pour planifier des rendez-vous, des réunions et des événements. Son objectif est d’éliminer les allers-retours problématiques lorsque l’on essaie de déterminer une date et une heure de rencontre. Plutôt que de procéder à une multitude de courriels et de textos,  il est possible de donner votre disponibilité immédiate avec un lien Calendly et la personne n’a pas besoin d’avoir un compte pour faire sa sélection.

Les invités verront toutes les ouvertures disponibles dans votre emploi du temps et pourront sélectionner celle qui leur convient le mieux. Cela garantit le créneau horaire idéal pour les deux parties, élimine la confusion des fuseaux horaires et évite les chaînes de conversations sur qui est disponible quand.

Que faut-il savoir sur Calendly?

Tout d’abord  Calendly est une application qui est disponible en français et d’autres langues aussi. Avouez que c’est franchement intéressant quand on s’inscrit à un nouvel outil et qu’on le veut dans notre langue.

Ensuite, il est possible d’utiliser Calendly avec un compte gratuit.  Il est bon de savoir aussi qu’il y a aussi 3 versions payantes. Je vous explique plus bas ce qui est intéressant à savoir concernant le fait de payer ou non.

Mais ce qu’il faut savoir avant tout, ce qu’il est important de comprendre avec ce genre d’outil, c’est que l’on doit tout d’abord être un habitué d’un agenda numérique, car tous et je dis bien tous vos rendez-vous personnels et professionnels doivent être inscrit dans votre agenda numérique.  Vous comprendrez que lorsque les gens choisissent un rendez-vous avec vous, ils verront votre disponibilité complète selon les paramètres que vous avez établis.  Il est donc important d’avoir déjà cette bonne habitude avant de choisir un gestionnaire de rendez-vous.   

Comment ça fonctionne?

Maintenant, laissez-moi vous montrer comment Calendly fonctionne.  Tout d’abord, vous devez vous créer un compte gratuit.  Vous pouvez vous connecter directement avec votre compte Google ou Microsoft, ce qui fera en sorte que votre agenda sera automatiquement connecté dès le début.

Étape #1

La première étape consiste à créer votre lien URL principal.  C’est dans ce lien que vous retrouverez tous vos types d’événements. Avec le compte gratuit, vous ne pourrez avoir qu’un seul événement, mais vous souhaiter éventuellement avoir les fonctions avancées, vous pourrez vous créer d’autres types d’événements (ex) appel découvert, rencontre de 30 min, rencontre de 60 min, etc.)

Étape #2

Ensuite, vous connecter votre calendrier et ils vous demanderont de choisir quel agenda tenir compte pour vos disponibilité et dans quel agenda vous souhaiter que votre événement soit ajouter. Cette question concerne ceux qui divisent leur agenda en plusieurs sous agendas (clients – temps admin – personnel – familial etc.)

Si ça ne vous affecte pas, passer à la question suivante.

Étape #3

Maintenant, passez à la prochaine étape qui est de choisir vos disponibilités de façon générale.

Étape #4

Maintenant que tout est fait, il vous sera possible de créer votre événement en remplissant les champs importants.

Étape #5

Une fois que vous avez rempli tous vos paramètres, voici ce que les gens pourront voir en cliquant sur votre lien personnalisé. Tous les dates avec un cercle bleu indiquent des disponibilités et en cliquant sur cette date il est possible de voir les heures disponibles.  Si entre le temps que vous avez partagé le lien, vous entrez un événement dans votre agenda, vos disponibilités se mettront à jour automatiquement.

Voici tous les genres d’événements que vous pouvez créer avec Calendly.

Ajout d’intégrations

Une autre possibilité que j’adore sur Calendly, c’est que vous être en mesure d’ajouter plusieurs intégrations. Par exemple, vous serez en mesure d’intégrer Zoom à votre compte, ce qui vous permettra d’envoyer automatiquement votre lien de connexion si vous souhaitez faire la rencontre sur cet outil. 

Automatisations disponibles

Il ne faut pas oublier aussi les nombreuses automatisations que cet outil nous permet de faire.  Par exemple, il est possible d’envoyer un ou plusieurs rappels par courriel ou par SMS avant la rencontre à l’invité et à l’organisateur.  Un suivi après la rencontre est en plus disponible et il est possible d’afficher votre politique d’annulation et même envoyer un sondage à votre invité tout ça de façon automatique.

Une fonction que j’aime énormément aussi c’est l’intégration que j’ai dans mon compte Gmail. Ce que ça me permet de faire, c’est de pouvoir envoyer des rendez-vous sporadiques ici et là, selon mon horaire et une fois que je les choisis, je les copie dans mon courriel et la personne pourra simplement cliquer sur l’heure de son choix et tout se réservera automatiquement.  Et si vous souhaitez être certain de ne pas de booker des rendez-vous en double, vous pouvez bloquer ses plages dans votre agenda, en attendant que la personne fasse son choix.  Si vous étiez un adepte de l’outil Doodle, vous n’en aurez maintenant plus besoin, car avec Calendly, il est possible de faire un sondage à plusieurs personnes de choix de dates et d’heures. Pourquoi avoir 2 outils quand tout se retrouve au même endroit? 

Différents forfaits offerts

Avec le compte de base, la grande différence est qu’il vous sera possible de créer seulement 1 seul type d’événement et vous pourrez vous connecter à un seul calendrier.  Évidemment il y a beaucoup d’autres options qui ne sont pas offertes mais si vous désirez commencer graduellement, le compte de base sera suffisant.

Bref, voilà un outil puissant pour vous faire sauver énormément de temps et de va et viens dans vos courriels et /ou textos.  Calendly est une application de gestion de rendez-vous, évidemment il y en a d’autres qui sont comparables. Vous pourrez regarder juste ici pour voir la liste d’outils similaires qui existent sur le marché.  Personnellement, je préfère de loin Calendly car il est facile d’utilisation, pas très cher, et je n’ai jamais eu de problème technique.  

J’espère que vous serez autant enchanté que moi par cette application et si vous avez besoin d’aide en rangement, organisation et productivité, nous sommes Stéphanie et Elizabeth, les passionnés de SOS Rangement.

https://www.journaldunet.fr/web-tech/guide-de-l-entreprise-digitale/1511275-calendly-comment-l-utiliser-pour-gagner-en-productivite/

https://zapier.com/blog/how-to-use-calendly/

https://www.zoho.com/bookings/alternatives-comparisons/the-best-free-appointment-scheduling-apps.html

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